檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術革命進程的動態(tài)審視

　　第四章現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境——硬件設備的配置實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要建立一個良好的檔案信息處理環(huán)境。這個環(huán)境是以計算機系統(tǒng)為核心，以通信系統(tǒng)為支柱，配置各種以計算機為基礎的自動化管理設備，包括各種輸入輸出設備、海量存儲設備、網絡通信設備、各種接口設備以及各種計算機軟件，包括系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、各種程序設計語言、各種辦公信息處理的支撐軟件、各種事務處理的應用軟件等。因此，建立現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境，實質上就是從檔案管理系統(tǒng)建設的目標和建設規(guī)模的大小出發(fā)，合理選配以計算機為核心的硬件結構和軟件系統(tǒng)。本章講述的是硬件環(huán)境的建立。與檔案管理現(xiàn)代化最為密切的硬件設備有計算機設備、網絡設備、海量存儲設備、輸人輸出設備，還有日常的自動化辦公設備。第一節(jié)計算機硬件系統(tǒng)一、計算機對于檔案管理現(xiàn)代化的重要性與任何管理行為一樣，檔案管理現(xiàn)代化首先是以信息處理計算機化為開端的。計算機系統(tǒng)對于檔案管理現(xiàn)代化的建立與發(fā)展的重要性主要體現(xiàn)在：第一，計算機是檔案管理現(xiàn)代化賴以建立和發(fā)展的基礎，是檔案管理系統(tǒng)的核心設備。雖然“檔案管理現(xiàn)代化”屬于一個國家的整體現(xiàn)代化建設領域，但與其他領域的現(xiàn)代化建設進程相比，檔案管理現(xiàn)代化卻顯得相對滯后。“檔案管理現(xiàn)代化”一詞與計算機的產生有關，但真正完整意義上的檔案管理現(xiàn)代化在計算機普及運用后才形成。而且，從已經實現(xiàn)的現(xiàn)代化管理功能上看，其他硬件設備只有與計算機相連接，或結合運用計算機技術之后，才能發(fā)揮出更大的功能。第二，計算機系統(tǒng)的選擇與檔案管理系統(tǒng)的類型和層次密切有關。20世紀80年代之前，檔案機構的部分自動化管理功能都是借助主機系統(tǒng)或集中式網絡形式實現(xiàn)的，這是一個與大、中、小型計算機與多用戶操作系統(tǒng)發(fā)展密切相關的時代。然而，自從20世紀80年代以來，由于微機技術的成熟、功能的擴大，微機進入了廣大的管理與辦公領域，從單項業(yè)務處理到綜合業(yè)務處理，都可以借助于微機實現(xiàn)。因此檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，無論是單項業(yè)務或是綜合業(yè)務，都可以利用單機單用戶系統(tǒng)或微機 局域網形式加以實現(xiàn)。二、檔案管理現(xiàn)代化與計算機系統(tǒng)的選擇（一）檔案管理系統(tǒng)對于計算機的要求由于檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)主要依托計算機而得以建立，因而，檔案管理現(xiàn)代化對于計算機系統(tǒng)也提出了較高的要求。1．要有高速的運算速度和較強的邏輯判斷能力。在檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，最為頻繁的操作是信息的檢索。要在一個大型的信息庫中快速地找到所需的信息，也就要求計算機有較高的運算速度和較強的邏輯判斷能力。2．要有大容量的存儲空間。檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的另一特點是信息量大，所以大容量的輔助存儲器和具有一定容量及較高存取速度的主存儲器是必不可少的。信息處理的速度不僅取決于計算機的運算能力，而且還和主存儲器的容量有關。有了巨大的存儲空間，才能使數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)和各類應用軟件充分發(fā)揮其作用。3．高性能的通信能力。在檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，經常需要將分散在不同地理位置的數(shù)據(jù)進行分發(fā)、集中、交換和再分配等工作，數(shù)據(jù)隨時產生、隨時處理。為了解決信息的傳遞、共享以及協(xié)同處理問題，要求計算機有高性能的通信能力，以便和其他計算機或外部設備構成一個可相互通信聯(lián)絡的計算機網絡系統(tǒng)。4．有豐富的軟件、方便的使用方式，使辦公人員只需稍加培訓就能掌握計算機的應用操作，這就需要計算機系統(tǒng)提供良好的用戶環(huán)境和豐富的應用軟件。5．信息能以各種形式表示，計算機能和多種外部設備相連接，如打印機、顯示器、繪圖儀、微型膠卷顯示裝置等，以各種直觀的形式向用戶提供所需的信息。6．計算機系統(tǒng)應具有高度的可靠性、可用性、可維護性和可保密性。（二）檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中配置計算機的原則目前，我國的計算機種類繁多，市場上國內、國外的機型琳瑯滿目，常使用戶眼花繚亂，猶豫不決。在檔案現(xiàn)代化管理環(huán)境的建立時．應該如何選擇計算機呢？1．要從實際需要出發(fā)計算機只是一種先進工具，并不能解決一切問題。因此在選機之前，必須把所要解決的問題和所要達到的目標加以明確。購置計算機之前，要對本單位計算機的應用進行認真分析。如應用計算機管理哪些類型的檔案信息，辦公室自動化或檔案現(xiàn)代化管理要發(fā)展到哪一步等，從實際需要提出各種具體的計算機應用項目。更深一步的就要了解如下問題：實際工作中要處理問題的信息量有多大？為了處理這類問題程序規(guī)模有多大？處理這類問題時真正的計算量有多大？被處理的問題所涉及的數(shù)據(jù)、程序需要保存嗎？要保存多久？在保存過程中要修改嗎？修改得頻繁嗎？將會有多少人同時使用這個系統(tǒng)？他們要處理的問題彼此之間有聯(lián)系嗎？聯(lián)系的深度和廣度有多大？你對結果的精確度要求如何？你希望得到什么格式的輸出結果？你的系統(tǒng)允許出故障嗎？允許在處理過程中停止嗎？允許停多久？你的系統(tǒng)將安裝在什么地方？周圍的環(huán)境如何？所有這些，都要作為購置計算機的依據(jù)。2．選擇與國內外優(yōu)秀系列機兼容、售后服務好的機種用戶要購買計算機，應選擇國際上或國內優(yōu)秀系列機及其兼容機為宜。國際上計算機型號很多，但有名的系列不多，應選如IBM、AST、DEC、AT

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